Una factura electrónica es un documento que
sirve para describir el costo de los servicios y desglosar los impuestos
correspondientes a pagar. Sustituye, según las disposiciones legales correspondientes,
a las facturas tradicionales en papel y garantiza,
entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su
contenido.
La
factura electrónica es, por tanto, la versión digital de las facturas
tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a
estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden
almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
Para
que la factura electrónica tenga validez legal, debe estar completada con la
firma electrónica, que permite eliminar la factura en papel.
Beneficios
Dependiendo del tamaño
de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de
emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda,
firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%.
Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:
·
Oportunidad en la información, tanto en
la recepción como en el envío.
·
Ahorro en el gasto de papelería, la
factura electrónica es ecológica.
·
Facilidad en los procesos de auditoría.
·
Mayor seguridad en el resguardo de los
documentos.
·
Menor probabilidad de
falsificación.
·
Agilidad en la localización de
información.
·
Eliminación de espacios para almacenar
documentos históricos.
·
Procesos administrativos más rápidos y
eficientes.
·
Reducción de costes.
·
Mejora de la
eficiencia.
·
Aumenta la seguridad
documental.
·
Reducción en tiempos de gestión.
·
Mayor agilidad en la toma de decisiones.
·
Reduce errores en el proceso de
generación, captura, entrega y almacenamiento.
·
Registro de la hora, el minuto y el
segundo de emisión del comprobante fiscal digital (time stamp o sello del
fechador).
·
Adecuaciones sencillas en el archivo de
impresión
·
Obtención de sellos en serie y folios de
serie ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con previa obtención de
la Firma Electrónica Avanzada.
·
Contabilidad
automatizada.
·
Facilidad para el cálculo de impuestos.
Firma electronica
Para cada formato
existe una forma peculiar de codificar la firma electrónica:
·
XML. El formato de firma electrónica se
denomina XAdES y se rige por la especificación TS 101 903. De las
diferentes modalidades previstas por la norma, la más recomendable es la ES-XL que
incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma
electrónica e información sobre la validez del certificado electrónico
cualificado que la acompaña.
·
PDF. El formato de firma de Adobe
(derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF y permite asociar
una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su visualización. La
especificación del formato es la 1.6 y para la visualización se emplea Acrobat
Reader v7 o Foxit PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual, ya que
es posible asociar a la misma un gráfico como una firma digitalizada o un sello
de empresa.
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